Khắc dấu doanh nghiệp

Căn cứ Luật Doanh nghiệp năm 2020 và các văn bản hướng dẫn luật doanh nghiệp cùng  Nghị định 99/2016/NĐ-CP về quản lý và sử dụng con dấu. Có thể phân tích quy định pháp luật về cấp/làm dấu pháp nhân cho doanh nghiệp như sau

Hướng dẫn cách làm con dấu pháp nhân

Con dấu công ty là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp. Chúng được cấp sau khi doanh nghiệp hoàn tất thủ tục thành lập công ty hoặc sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp. Con dấu là vật được khắc chìm hoặc nổi theo yêu cầu, mục đích tạo hình cố định trên văn bản; thể hiện tính pháp lý, tư cách pháp nhân của chủ sở hữu con dấu, Khi đóng con dấu lên văn bản là xác lập giá trị pháp lý đối với văn bản đó.

Điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 quy định về dấu của doanh nghiệp như sau:

“1. Dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc đấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

2. Doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

3. Việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật.”

Dấu công ty bao gồm:

– Dấu tròn: thể hiện giá trị pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý của doanh nghiệp; do doanh nghiệp phát hành. Con dấu tròn là con dấu pháp nhân và phải được đăng ký tại cơ quan công an; doanh nghiệp chỉ được sử dụng khi đã được cấp Giấy chứng nhận.

– Dấu vuông gồm các loại: Dấu chức danh, dấu mã số thuế, dấu logo công ty đều có giá trị pháp lý khi đăng ký với Cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải thông tin lên Cổng thông tin Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Có thể ban hành để sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp mà không phải chịu sự quản lý của Cơ quan nhà nước.

Đăng ký mẫu dấu là việc cá nhân/tổ chức sử dụng con dấu tiến hành đăng ký mẫu dấu với cơ quan đăng ký mẫu dấu theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp. Con dấu được coi là hợp pháp chỉ khi nó được đăng ký mẫu con dấu.

Có hai trường hợp doanh nghiệp đủ điều kiện để được cấp con dấu:

– Trường hợp thứ nhất: Doanh nghiệp chỉ được cấp con dấu sau khi đã hoàn thành đầy đủ thủ tục thành lập công ty.

– Trường hợp thứ hai: Doanh nghiệp được cấp con dấu sau khi thực hiện thủ tục thay đổi con dấu doanh nghiệp.

Thủ tục khắc dấu pháp nhân của doanh nghiệp:

Bước 1: Khắc dấu

Sau khi doanh nghiệp thành lập và được cấp Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (doanh nghiệp), doanh nghiệp tự đi khắc con dấu của công ty tại cơ quan khắc dấu.

Thời gian: từ 01 – 02 ngày làm việc

Bước 2: Đăng bố cáo để đăng tải công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp để thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh.

Hồ sơ gồm có:

– Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

– Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp;

– Biên bản về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp đối với công ty TNHH hai thành viên và công ty cổ phần;

– Quyết định về việc Thông báo về việc sử dụng mẫu dấu của doanh nghiệp.

Thời gian hoàn thành: từ 03 – 05 ngày làm việc.

Thủ tục đăng tải mẫu dấu công ty qua mạng điện tử:

Bước 1: Tạo tài khoản đăng ký doanh nghiệp

Tạo tài khoản trên cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia tại website: dangkykinh doanh.gov.vn; gửi yêu cầu tài khoản đăng ký kinh doanh; file scan bản công chứng chứng minh thư của người chủ tài khoản tới phòng đăng ký kinh doanh. Sau 01 ngày làm việc, Sở kế hoạch đầu tư sẽ gửi thông báo cho phép chủ tài khoản sử dụng tài khoản để nộp hồ sơ và ký hồ sơ.

Bước 2: Tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu

Sau khi đăng nhập vào tài khoản đăng ký kinh doanh tại trang web: dangkykinhdoanh.gov.vn, cá nhân tạo hồ sơ thông báo mẫu dấu theo các bước:

1 – Chọn phương thức nộp hồ sơ: cá nhân chọn một trong các phương thức: Sử dụng Tài khoản đăng ký kinh doanh hoặc Sử dụng chữ ký số công cộng.

2 – Chọn loại đăng ký trực tiếp – Chọn hình thức đăng ký – Đăng ký thành lập thay đổi doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc;

3 – Tìm kiếm doanh nghiệp/đơn vị trực thuộc để tiến hành đăng ký thay đổi – Chọn loại đăng ký thay đổi – thông báo mẫu dấu;

4 – Chọn loại giấy tờ cần nộp qua mạng điện tử;

5 – Xác nhận thông tin đăng ký.

Bước 3: Kê khai thông tin thông báo mẫu dấu qua mạng

Người đăng ký cần kê khai thông tin đầy đủ trong hồ sơ thông báo mẫu dấu, cụ thể:

1 – Nhập thông tin về mẫu dấu: Loại thông báo, ngày có hiệu lực thực thi, số lượng, ghi chú…

2 – Thông tin về người ký: Cần chỉ định người ký trên hồ sơ doanh nghiệp, khi đó người ký phải sử dụng chữ ký công cộng hoặc tài khoản đăng ký kinh doanh trong hồ sơ doanh nghiệp;

3 – Thông tin chức năng của cá nhân có trách nhiệm ký lên hồ sơ tại phần “Chức danh”;

4 – Thông tin của người liên hệ.

Bước 4: Tải văn bản điện tử đính kèm hồ sơ thông báo mẫu dấu qua mạng.

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ

Sau khi hoàn thiện đầy đủ thông tin nêu trên, người dùng nhấn nút “Chuẩn bị”

1 – Nhập mã xác nhận trên màn hình;

2 – Phòng đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ ở dưới mã xác nhận (hồ sơ ở dạng không chỉnh sửa được);

Trong trường hợp hồ sơ vẫn còn chưa đầy đủ theo quy định thì sẽ có cảnh báo đỏ hiển thị trên màn hình thì người dùng có thể tiếp tục bổ sung thông tin theo hướng dẫn.

Bước 6: Xác nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp bằng ký số

Việc chỉ định người ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp được thực hiện tại bước kê khai thông tin trong bộ hồ sơ đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử.

Để tiến hành ký số/ xác thực hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, cá nhân chịu trách nhiệm ký lên hồ sơ cần ký, nhấn nút “ký số/xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh” để tiến hành ký số/ xác thực.

Bước 7: Hoàn thiện nộp hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Hồ sơ dăng ký doanh nghiệp sẽ chuyển sang trạng thái “Đã gửi đi” khi được tiếp nhận thành công trên Hệ thống thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia và hiển thị hai bản in trên tài khoản của người nộp hồ sơ.

Bước 8: Theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ và sửa đổi, bổ sung hồ sơ trong trường hợp hồ sơ cần sửa đổi, bổ sung

Sau khi hồ sơ được lưu trên ứng dụng đăng ký doanh nghiệp qua mạng điện tử, cá nhân nộp hồ sơ có thể tìm kiếm hồ sơ tại bất kỳ thời điểm nào.

Trong trường hợp nhầm lẫn, sai sót, người đăng ký có thể sửa chữa, bổ sung thông tin mà không phải thanh toán lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

Bước 9: Nhận kết quả

Sau khi hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp đã hoàn thành quy trình nộp, Phòng Đăng ký kinh doanh tiếp nhận xử lý hồ sơ hay gửi email thông báo nếu hồ sơ hợp lệ.

Thủ tục tiến hành đăng ký dấu công ty trực tiếp tại cơ quan nhà nước:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp:

Chủ thể cần chuẩn bị những giấy tờ như sau:

– Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp

– Thông báo về việc thay đổi mẫu con dấu/ số lượng con dấu của doanh nghiệp

– Thông báo về việc hủy mẫu con dấu của doanh nghiệp (trong trường hợp doanh nghiệp đăng ký mẫu con dấu mới).

Bước 2: Nộp hồ sơ đăng ký mẫu dấu doanh nghiệp

Trước khi sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp, doanh nghiệp gửi thông báo đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở để đăng tải thông báo về mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Người đại diện theo pháp luật gửi trực tiếp Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp tới Phòng Đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Nếu hồ sơ đủ điều kiện, Phòng đăng ký kinh doanh sẽ tiến hành nhận hồ sơ.

Bước 3: Nhận kết quả

Khi nhận thông báo mẫu con dấu của doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh trao Giấy biên nhận cho doanh nghiệp, thực hiện đăng tải mẫu con dấu trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Trường hợp doanh nghiệp đã được cấp thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu mới của doanh nghiệp thì thông báo về việc đăng tải thông tin về mẫu con dấu của doanh nghiệp của các lần trước đó không còn hiệu lực.

5. Trường hợp ủy quyền cho người khác đến nhận con dấu

Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc) và xuất trình CMND cho cơ quan công an. Ngoài ra, nếu đại diện hợp pháp của doanh nghiệp không thể trực tiếp đi nhận con dấu thì có thể ủy quyền (Giấy ủy quyền có công chứng) cho người khác đến nhận con dấu.